最近，一位粉丝私信我，提到他的公司需要进行一项艰巨的任务：处理300家企业的资格评审资料，领导要求将所有excel表格中的数据汇总到一个pdf文档中。他通过传统的手动复制粘贴到word的方式尝试整理资料，不仅耗时费力，甚至调整了两天两夜的格式，还因为文件名混乱受到了领导的批评。其实，这个问题可以通过一个免费的插件轻松解决！今天，我将向你介绍如何使用公文处理助手这个工具，只需10分钟，就能完成300份资料的整理、汇总和转换为pdf格式，还能自动生成目录！
第一步：excel数据秒变word文档
你需要准备一个word文档模板，设计好企业资料的布局，比如公司名称、地址、资质信息等位置。在模板中，需要插入excel数据的地方，使用特定的符号进行标记（插件会自动识别这些标记）。然后，在excel中复制全部数据（不包括表头），回到word模板中，找到公文处理助手插件的【标记粘贴】功能。点击【剪贴板】，插件会自动识别复制的数据。将标记符号粘贴到查找关键字文本框中，再点击【关键字】，插件会自动查找当前文档中的所有标记。选择【多文档】，指定数据列和命名方式，点击【自动粘贴】。这样，只需1分钟左右，就能生成300份文档，文件名会自动根据excel中的数据命名。
第二步：自动整理排序文件名
在word中，通过公文处理助手插件的【标记粘贴菜单】下的【插入文件名列表】功能，输入第一步生成的文档所在目录和文档后缀名（如“.docx”）。选择不包含子目录和文件信息获取的选项。这样，瞬间就能插入所有选择的文件名。将插入的文件名复制到excel中进行排序，再复制回word中。如果文件数量较少，也可以手动处理。文件名的排序决定了最终汇总文档的文档顺序。
第三步：一键合并所有文档
选择排序后的文件名列表，继续点击公文处理助手插件的【标记粘贴菜单】下的【按段落值插入文档】。在分隔方式中选择“分节符-下一页”，页面设置类型选择“不进行调整”。这样设置后，只需几分钟就能将第一步生成的文档按顺序合并到一个word文档中，自动分页且格式统一。
第四步：自动生成目录
使用公文处理助手插件的层级菜单功能来设置文档的层级结构。首先清除所有段落的大纲级别设置，然后选中标题并设置其大纲级别。在文档开头点击插件的目录菜单功能，即可快速生成目录。还支持随时更新目录内容。可以使用插件的【选择格式相似文本】功能批量选中所有标题，避免手动勾选。
第五步：一键导出pdf
完成上述步骤后，可以直接使用公文处理助手插件的导出功能将word文档转换为pdf格式。领导看到如此专业的操作肯定会赞不绝口！
为什么推荐这个插件？
公文处理助手是我用过的最实用的office插件之一。除了上述功能外，该插件还有其他一些功能也非常强大和实用：比如隐藏敏感信息功能可以一键打码身份证、手机号等隐私信息；批量替换功能支持通配符和正则表达式进行复杂替换操作；ai排版功能可以将混乱的文档自动转换为标准的公文格式。如果你经常被繁琐的办公操作困扰，不妨试试这个插件吧！这个插件可以在其免费下载，支持word和wps！另外关注我的分享可以获得更多实用技巧和工具推荐哦！
